تعداد صفحات: ۲۹ | قابل ویرایش
چکیده
امروزه با پیشرفت علوم و تکنولوژی امکان تولید انبوه کالا و فراهم شده است و این کار برنامه ریزی دقیق جهت استفاده به موقع و حداکثر از امکانات را می طلبد تقسیم کار و رشد جمعیت نیاز استفاده از فراورده های دیگران را بوجود آورده است و این خود زمینه پیدایش سازمانهای گردیده که در این نظامهای پیچیده فنی – اجتماعی انبار به عنوان واسطه موجبات گردش کالا از تولید به مصرف را امکان پذیر می سازد.
انجام دادن قسمتی از وظایف و گردش کار سازمانهای دولتی بخصوص مؤسسات صنعتی و تولیدی مستلزم تدارکات کالا و مواد اولیه وهمچنین نگهداری و در دسترس قرار دادن سریع وسایل مورد نیاز آنها می باشد. بنابراین وظیفه کارپردازی و انبارداری در این امر مهم را می توان بخشی از وظایف مدیریت برای حصول به هدف نهایی آن مؤسسه محسوب کرد.
بدیهی است اگر مواد و لوازم در موقع معین تهیه و در دسترس واحد مصرف کننده قرار داده نشود ، در گردش کار و فعالیتهای آن موسسه وقفه ایجاد می گردد . بدون تردید انبار کردن بیش از اندازه کالا موجب رکود سرمایه که در بعضی از مؤسسات قسمت عمده سرمایه آن را تشکیل می دهد خواهد گردید.
درصد قابل توجهی از درآمد ناخالص ملی هر کشور ، به صورت مواد اولیه ، محصول نیم ساخته و کالای ساخته شده در انبارها نگهداری می شود ، البته نقش انبار در اقتصاد کشورهای مختلف متفاوت است . در کشورهای پیشرفته ، انبارها حلقه هایی از زنجیر تولید ، توزیع و مصرف می باشند و بدین وسیله تولید انبوه کارخانه ها و صنایع بدست مصرف کنندگان داخلی رسیده ، یا به مراکز صادراتی منتقل می شود.
هدف از استقرار یک سیستم انبار
انبارداری یک سیستم و برنامه منسجم و بسیار دقیق در رابطه با درخواست و نیاز ، سفارش و خرید ، تحویل محل انبار و نگهداری صحیح تا هنگام تحویل به نیازمند است که امروزه بصورت مکانیزه باید انجام بپذیرد. چون در این روش هر گونه بی نظمی و اختلال مشکلات مربوط به خود را در رابطه با افرادی که در این مجموعه و سیستم را به همراه خواهد داشت.
هدف از سیستم انبارداری جهت استفاده درست و بموقع کالا و لوازم نگهداری درست تابموقع نباز یک سازمان می باشد و جهت استفاده درست و نگهداری کالا ، موارد و شرایط مخصوص خود را باید ایجاد کنیم . چون بعضی از این اجناس باید زیر سقف ، دور از رطوبت ، بلند تر از زمین و یا در هوای آزاد و … باشند ، پس این شرایط به آسانی مهیا نمی گردد.
ما به بعضی از جنسها در لحظه های خاص و اتفاقی نیاز داریم و بعضی دیگر از اجناس آنچنان اظطراری و مبرّم نمی باشد . حال باید برای اجناسی که ضرورت دارد محل نگهداری مربوط به آن شرایط را داشته باشیم که عبارت است ازیک ساختمان مناسب با گرما و سرمایش مطبوع.
نظر به اهمیت موجودیهای انبارهای شرکت ، تهیه و اجرای دستورالعمل انبار و استفاده از فرمهای متحدالشکل جهت حصول به اهداف ذیل ضروری به نظر می رسد:
الف) برقراری سیستم کنترل های داخلی مناسب به منظور حفظ و حراست از موجودی مواد و کالای شرکت.
ب ) یکنواخت کردن رویه های مورد عمل شرکت و جلوگیری از چند گانگی وسلیقه ای عمل کردن کارکنان بویژه در نواحی ، ادارات کل ، ذیحسابی طرحهای عمرانی.
فرمهای مورد نیاز در انبار
تبادل اطلاعاتی قسمتها و انجام عملیات مربوطه از طریق گردش فرمهای محتوی اطلاعات بین قسمتهای مختلف واحد تولیدی یا خدماتی انجام می شود . فرم وسیله ای برای مستند کردن عملیات و منبع اصلی ایجاد اطلاعات در سیستم می باشد . و یا به عبارتی دیگر می توان گفت وسیله ای است برای مستند کردن عملیات ، ثبت مجوز های مربوط از طریق اعضاء یا زدن مهر های مجاز روی آن جمع آوری و تبادل اطلاعات بین قسمتها ، اطلاعات در فرم جمع آوری شده و در هنگام لزوم از آن خارج می شود بعضی از اهداف فرمهای سیستم اطلاعاتی به شرح زیر می باشد:
- ثبت موجودی حاضر و نشان دادن اختلاف در موقع موجودی برداری
- تامین اطلاعات لازم برای تدارکات کالاهایی که کارخانه به آنها احتیاج دارد .
- کم کردن نیاز به دوباره نویسی اطلاعات در بخشهای مختلف
- کاهش تعداد سوالات از بخشهای مختلف
- دادن اطلاعات لازم به هر بخش
کنترلهای مورد نیاز برای دریافت کالا از فروشنده
با توجه به شرایط قید شده هر سازمانی نیازهایی دارد که با اقدام هر قسمت از سازمان پیگرد و توسط مسئول قسمت تهیه که تدارکات می باشد با مجوزهایی تهیه و خریداری می شود . با توجه به نوع سازمان و اداره ممکن است روشهایی با تغیرات کم ولی در اصل مشابه هم صورت پذیرد.
حال اگر یک واحد از یک سازمان یا شرکت و اداره نیاز به یک نوع جنس داشته باشد با تقاضای کتبی که به امضاء و تائید مسئول آن قسمت رسیده باشد نیازمندی خود را اعلام می کند و در صورت تائید مسئول و مسئولین ذیربط بالاتر مانند مدیر و معاونین ، این درخواست توسط تدارکات آن واحد تهیه و تنظیم می شود که خود فرم تقاضای خرید نام دارد.
این برگه به امضای رئیس اداره ، مدیر کل ، رئیس اداره امور مالی ، تدارکات که به عنوان اجاره نامه خرید و تائیدیه بار مالی این خرید می باشد . و با ارجاع برگ تقاضای خرید به قسمت انبار که با تنظیم سه برگ ، درخواست خرید که یک برگ آن به صورت بایگانی و طی شماره های مسلسل نزد انبار بایگانی می گردد.
در برگ دیگردرخواست خرید همراه تقاضای خرید کالا که شماره درخواست خرید در زیر برگه تقاضای خرید حک شده ، و با امضاهای دوباره مسئولین فوق به تدارکات تحویل و با استعلام از سه مغازه خریداری و به انبار با مدارک و شواهد اجناس مورد نظر تحویل داده می شود که در این موقع جنس مورد نظر خریداری شده توسط انباردار مطابقت تا اینکه صحت جنس مورد نظر را تائید کند.
