تعداد صفحات: ۵۵ | قابل ویرایش
فهرست مطالب
عنوان صفحه
خلاصه وضعیت شرکت…………………………………………………………………………………………………………………..۲
- مشخصات…………………………………………………………………………………………………………………………..۲
- مقررات مالی ……………………………………………………………………………………………………………………..۳
چارت سازمانی شرکت…………………………………………………………………………………………………………………..۴
- مالی …………………………………………………………………………………………………………………………………..۵
- انبار…………………………………………………………………………………………………………………………………….۶
شرح وظایف مدیران ومسئولین…………………………………………………………………………………………………….۷
- مدیرعامل………………………………………………………………………………………………………………………….۷
- مدیرتضمین کیفیت…………………………………………………………………………………………………………..۸
- مدیرمالی واداری………………………………………………………………………………………………………………۱۰
- مدیرانبار…………………………………………………………………………………………………………………………..۱۱
سیستم مکانیزه انبار………………………………………………………………………………………………………………………۱۶
کنترل موجودیها…………………………………………………………………………………………………………………………….۱۷
حفاظت ازموجودیها……………………………………………………………………………………………………………………….۱۸
تفکیک انبار…………………………………………………………………………………………………………………………………….۱۸
- انبارمواد اولیه……………………………………………………………………………………………………………………۱
- انبارملزومات…………………………………………………………………………………………………………………….۱۸
- انبارضایعات……………………………………………………………………………………………………………………….۲۰
روش حسابداری ثبت موجودیها……………………………………………………………………………………………………۲۲
فرمهای مورداستفاده درهنگام انبارگردانی………………………………………………………………………………….۲۵
فرمهای مورداستفاده درسیستم انباروشرح گردش عملیات……………………………………………………….۲۶
علائم اختصاری جهت شرح گردش عملیات………………………………………………………………………………….۲۷
سیستم کدینگ شرکت………………………………………………………………………………………………………………..۴۵
ایرادات ونظرات درموردسیستم انبار………………………………………………………………………………………….۴۷
شرح وظایف مدیرعامل
- فراهم آوردن منابع انسانی کافی از جمله افراد با صلاحیت جهت مدیریت و انجام فعالیتها .
- انتخاب و معرفی رسمی یکی از مدیران بعنوان نماینده مدیریت در کیفیت .
- انتخاب اعضا؛ کمیته راهبری کیفیت .
- شرکت در جلسات بازنگری مدیریت و بررسی گزارشهای دوره ای عملکرد سیستم کیفیت .
- همکاری در تایید و تصویب اسناد و مدارک مرتبط با سیستم کیفیت .
- شرکت در جلسات بازنگری قرارداد و دعوت از مدیران ذیربط .
- همکاری با مدیریت بازرگانی بمنظور انجام امور بازرگانی ؛ خرید و شناسایی پیمانکاران فرعی .
- همکاری با مدیریت تضمین کیفیت بمنظور تدوین / تایید و تصویب اطلاعات خرید .
- ارائه دستور تولید در فاصله زمانی مقرر به مدیریت تولید .
- صدور مجوز ترخیص اضطراری کالا در صورت عدم حضور مدیر تضمین کیفیت و در موارد خاص.
- همکاری در تعیین تکلیف محصولات نامنطبق .
- ارائه اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه روی محصول / سیستم کیفیت در موارد مقتضی .
- بررسی گزارشات رسیده از واحدهای مختلف خصوصاً گزارشات مربوط به کیفیت محصول و اتخاذ تصمیمات مقتضی .
- تأیید و تصویب خط مشی کیفیت و ابلاغ آن در همه سطوح سازمانی .
- تعیین تکلیف جهت سوابق کیفیت که مدت نگهداری آنها به پایان رسیده است .
- همکاری با مسئول آموزش بمنظور برگزاری دوره های آموزشی در داخل / خارج از سازمان .
- تصویب میزان اثر بخشی اقدامات اصلاحی / پیشگیرانه .
- دریافت گزارش از وضعیت موجودی اقلام در انبار و صدور دستورات مقتضی.
شرح وظایف مدیر تضمین کیفیت
- همکاری با نماینده مدیریت جهت ارائه گزارش از عملکرد و بهبود مستمر سیستم کیفیت در واحد تحت سرپرستی.
- تهیه و تدوین و همچنین نظارت بر اجرای مستندات مرتبط با سیستم کیفیت در واحد تحت سر پرستی با همکاری نماینده مدیریت .
- شرکت در جلسات بازنگری قرارداد و ارائه پیشنهادات و نقطه نظرات در زمینه های مرتبط .
- نظارت مستقیم بر کارثبت ؛ نگهداری و تحویل کلیه اسناد و مدارک سیستم کیفیت و جمع
آوری اسناد ومدارک فاقد اعتبار . (کنترل مدارک وداده ها ) - همکاری با مدیر تضمین کیفیت بمنظور ارزیابی پیمانکاران فرعی .
- تهیه و تدوین داده ها و مشخصات اولیه خرید برای کلیه اقلام و کالاهای مؤثر بر کیفیت محصول با همکاری سایر مدیران ذیربط.
- نظارت بر کنترل و نگهداری مناسب از محصولات تدارک شده توسط مشتری .
- نظارت برکار پرسنل تحت سرپرستی بمنظوراعمال روشهای منا سب جهت شنا سایی و ردیابی محصولات .
- نظارت بر انجام مستمر بازرسی و آزمایش طبق طرحهای بازرسی مدون .
- صدور مجوز ترخیص اضطراری اقلام و محموله های انبار و نظارت بر اعمال روشهای پیش بینی شده .
- نظارت مستمر بر کنترل تجهیزات بازرسی و آزمون و انتخاب مراکز معتبر جهت ارائه خدمات کالیبراسیون با همکاری سایر واحدها . مسئول به روز نگهداری کالیبراسیون کلیه وسایل و تجهیزات اندازه گیری و ارائه برنامه زمانبندی کالیبراسیون.
شرح وظایف مدیرمالی و اداری
- تعیین نیازهای سازمان به پرسنل با توانایی های مشخص شده و اعمال به مدیریت عامل .
- همکاری با نماینده مدیریت جهت ارائه گزارشات دوره ای ازوضعیت عملکردسیستم کیفیت(آموزش/پرسنلی) .
- تهیه وتدوین و همچنین اجرای مستندات مرتبط با سیستم کیفیت با همکاری نماینده مدیریت .
- حضور در جلسات بازنگری قرارداد و بررسی امکانات و توانایی های مالی در قراردادها .
- تامین بودجه لازم جهت خرید اقلام سفارش شده/ پرداخت قراردادها .
- ارائه اقدامات اصلاحی/ پیشگیرانه سیستم کیفیت در فعالیتهای مرتبط با نماینده مدیریت .
- نگهداری و بایگانی سوابق کیفیت مرتبط تا مؤعد تعیین شده .
- همکاری با نماینده مدیریت جهت ممیزی واحدهای سازمان غیر از واحد تحت سرپرستی .
- ارائه آموزشهای لازم به پرسنل تحت سرپرستی و برنامه ریزی آموزش داخل/ خارج شرکت .
- نظارت برکار پرسنل تحت سرپرستی و ارائه دستورات مقتضی و دریافت گزارشات لازم .
- ارائه گزارشات دوره ای وموردی از وضعیت واحد تحت سرپرستی به مدیرعامل .
- انجام سایر امور محوله از سوی مافوق .
- نظارت بر حسن اجرای قعالیتهای انبار داری .
- نظارت بر فعالیتهای انبار گردانی و حصول اطمینان از حسن اجرای آنها.
سیستم مکانیزه انبار شرکت تعاونی
۴-۱)تعریف انبار
امروزه انبار دیگر حالت یک محفظه را دارد بلکه عملیات آن زمانی کافی و رضایت بخش است که از دو جهت اطلاعاتی و فیزیکی مورد توجه قرار گیرد به طور کلی انبار محل و فضایی است که یک یا چند نوع کالای بازرگانی صنعتی یا مواد اولیه برای ساخت محصولات ، کالای نیمه ساخته (کالای درجریان ساخت) محصول ساخته شده، مواد و لوازم مصرفی ، قطعات یدکی ماشین آلات ، ابزار آلات و اجناس اسقاطی نگهداری می شود ان هم براساس سیستم صحیح طبقه بندی.
۴-۲)جایگاه انبار
سازماندهی سازمانهای مختلف بنابر نیازهای آن متفاوت است . گاه در بعی از موسسات انبار مستقیما زیر نظر مدیر عامل قرار دارد و تحت نظر مدیر عامل نیز انبارهای مختلفی مانند انبار مواد ، قطعات ، محصولات ، ضایعات و … قرار دارد که این روش با توجه به کارهای زیاد مدیر عامل باعث مشکلاتی هم شده است.
در سازمانهای دولتی و غیر انتفاعی بخصوص شرکت های تولیدی معمولا واحد انبار تحت نظر واحد برنامه ریزی (مهندسی صنایع) انجام وظیفه می نماید.
نحوه خروج مواد اولیه از انبار تولید و تحویل محصولات به انبار محصول
خروج مواد اولیه از انبار نیاز به درخواست تایید شده از طرف مدیر کارخانه دارد . مدیر کارخانه بر اساس سفارشات فروش که توسط واحد بازرگانی تنظیم گردیده اقدام به صدور فرم سفارش تولید جهت هر یک از محصولات می نماید و جهت درخواست مواد اولیه فرم مذکور را تا قسمت میزان درخواستی تکمیل و تحویل انبار مواد اولیه می نماید.
انبار مواد اولیه بر اساس میزان درخواستی و موجودی مواد اقدام به تکمیل ستون میزان تحویلی می نماید . پس از تحویل مواد قسمت اول فرم بایستی با امضاء انباردار و مدیر کارخانه برسد و نسخه اول فرم تحویل امور مالی شود . ستون مبلغ جزء و مبلغ کل در قسمت حسابداری تکمیل خواهد شد.
چنانچه مقادیری از مواد اولیه به هر دلیلی به انبار مواد مرجوع گردد به شرح مندرج در دستورالعمل ورود مواد اولیه از طریق برگشت از تولید اقدام خواهد شد.
در فرم سفارش تولید جهت ورود مقدار مواد برگشتی ستونی در نظر گرفته شده است که بایستی با استفاده از اطلاعات موجود در رسید مرجوعی تکمیل گردد . مواد اولیه تحویلی به خط تولید پس از تکمیل و بسته بندی تحویل انبار محصول می گردد .
قسمت مقدار تحویلی به انبار محصول پس از تحویل محصولات تکمیل می گردد و هر دو نسخه باقیمانده از فرم سفارش تولید تحویل مدیریت کارخانه می گردد . مدیر کارخانه بایستی زمان صرف شده و زمان استاندارد تولید و همچنین مقدار استاندارد تولید را محاسبه نماید.
