تعداد صفحات: ۵۵ | قابل ویرایش
مقدمه
امروزه با پیشرفت علوم و تکنولوژی امکان تولید انبوه کالا و فراهم شده است و این کار برنامه ریزی دقیق جهت استفاده به موقع و حداکثر از امکانات را می طلبد تقسیم کار و رشد جمعیت نیاز استفاده از فراورده های دیگران را بوجود آورده است و این خود زمینه پیدایش سازمانهای گردیده که در این نظامهای پیچیده فنی – اجتماعی انبار به عنوان واسطه موجبات گردش کالا از تولید به مصرف راامکان پذیر می سازد .
انجام دادن قسمتی از وظایف و گردش کار سازمانهای دولتی بخصوص مؤسسات صنعتی و تولیدی مستلزم تدارکات کالا و مواد اولیه وهمچنین نگهداری و در دسترس قرار دادن سریع وسایل مورد نیاز آنها می باشد . بنابراین وظیفه کارپردازی و انبارداری در این امر مهم را می توان بخشی از وظایف مدیریت برای حصول به هدف نهایی آن مؤسسه محسوب کرد.
بدیهی است اگر مواد و لوازم در موقع معین تهیه و در دسترس واحد مصرف کننده قرار داده نشود ، در گردش کار و فعالیتهای آن موسسه وقفه ایجاد می گردد . بدون تردید انبار کردن بیش از اندازه کالا موجب رکود سرمایه که در بعضی از مؤسسات قسمت عمده سرمایه آن را تشکیل می دهد خواهد گردید .
درصد قابل توجهی از درآمد ناخالص ملی هر کشور ، به صورت مواد اولیه ، محصول نیم ساخته و کالای ساخته شده در انبارها نگهداری می شود ، البته نقش انبار در اقتصاد کشورهای مختلف متفاوت است.
هدف از استقرار یک سیستم انبار
انبارداری یک سیستم و برنامه منسجم و بسیار دقیق در رابطه با درخواست و نیاز ، سفارش و خرید ، تحویل محل انبار و نگهداری صحیح تا هنگام تحویل به نیازمند است که امروزه بصورت مکانیزه باید انجام بپذیرد. چون در این روش هر گونه بی نظمی و اختلال مشکلات مربوط به خود را در رابطه با افرادی که در این مجموعه و سیستم را به همراه خواهد داشت .
هدف از سیستم انبارداری جهت استفاده درست و بموقع کالا و لوازم نگهداری درست تابموقع نباز یک سازمان می باشد و جهت استفاده درست و نگهداری کالا ، موارد و شرایط مخصوص خود را باید ایجاد کنیم . چون بعضی از این اجناس باید زیر سقف ، دور از رطوبت ، بلند تر از زمین و یا در هوای آزاد و … باشند ، پس این شرایط به آسانی مهیا نمی گردد.
ما به بعضی از جنسها در لحظه های خاص و اتفاقی نیاز داریم و بعضی دیگر از اجناس آنچنان اظطراری و مبرّم نمی باشد . حال باید برای اجناسی که ضرورت دارد محل نگهداری مربوط به آن شرایط را داشته باشیم که عبارت است ازیک ساختمان مناسب با گرما و سرمایش مطبوع.
فرمهای مورد نیاز در انبار
تبادل اطلاعاتی قسمتها و انجام عملیات مربوطه از طریق گردش فرمهای محتوی اطلاعات بین قسمتهای مختلف واحد تولیدی یا خدماتی انجام می شود .
فرم وسیله ای برای مستند کردن عملیات و منبع اصلی ایجاد اطلاعات در سیستم می باشد . و یا به عبارتی دیگر می توان گفت وسیله ای است برای مستند کردن عملیات ، ثبت مجوز های مربوط از طریق اعضاء یا زدن مهر های مجاز روی آن جمع آوری و تبادل اطلاعات بین قسمتها ، اطلاعات در فرم جمع آوری شده و در هنگام لزوم از آن خارج می شود بعضی از اهداف فرمهای سیستم اطلاعاتی به شرح زیر می باشد :
- ثبت موجودی حاضر و نشان دادن اختلاف در موقع موجودی برداری
- تامین اطلاعات لازم برای تدارکات کالاهایی که کارخانه به آنها احتیاج دارد .
- کم کردن نیاز به دوباره نویسی اطلاعات در بخشهای مختلف
- کاهش تعداد سوالات از بخشهای مختلف
- دادن اطلاعات لازم به هر بخش
فرمها
۱. برگ تقاضای خرید کالا
در صورت عدم وجود کالا در انبار فرمی به نام برگ تقاضای خرید کالا در دو نسخه تهیه و تنظیم می شود .
۲- برگ درخواست کالا
هنگامی که برگ تقاضا ی خریدار تحویل انبار دار شود . فرمی به نام برگ درخواست خرید کالا در سه برگ تهیه که یک برگ آن نزد انبار باقی می ماند و دو برگ دیگر آن جهت خرید به امضای رئیس اداره مربوطه تحویل کار پرداز می شود .
۳-برگ اعلام قیمت کالا به انبار
هنگامی که کارپرداز کالای را خریداری می کند همراه آن کالا فرعی به نام اعلام قیمت کالا به انبار تحویل می دهد در این فرم مشخصات کالا ، مقدار و بهای آن نوشته و در دو نسخه تهیه که نسخه اول همراه نامه به انبار بلاغ و نسخه دوم تا وصول قبض انبار در پرونده مربوطه ضبط می شود.
