تحقیق سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه بدون کاغذ (پیک)

تعداد صفحات: ۷۴ | قابل ویرایش

مقدمه

از حدود هزار و هشتصد سال پیش که کاغذ در چین اختراع شد نامه نیز رشد و تحول یافت از الواح سنگی و گلی با خطوطی مثل میخی به شکل تقریبی امروزه آن، ولی در واقع تولد نامه را می‌توان تقریبا با تاریخ بشریت یکی دانست. از زمانی که بشر هنوز زبان تکوین شده نداشت و برای انتقال منظور خود به هم نوع خود از نقاشی روی دیوار غارها و سنگها استفاده می‌کرد.

در فرهنگ لغات نامه، نوشته معنا شده است. پس در واقع به راحتی می‌توان گفت که نقاشه‌های روی دیوار غار‌ها نیز نوعی نامه بوده است. با گذشت زمان و پیشرفت تکنولوژی شکل و جنس نامه‌ها، طریقه ی نوشتن نامه‌ها، کاربرد نامه‌ها و طریقه ی انتقال نامه‌ها دستخوش تغیرات و تحولات  اساسی و بنیادین گردید.

از میخ و گل خشک شده به پر و کاغذ و e-mail !  و با پیدایش تلفن و تلگراف و اینترنت روش‌های سریع تری برای پیغام فرستادن و دریافت پیغام اختراع شده است و پیشرفت وسایل ارتباطی به مقدار زیاد در میزان استفاده از نامه‌های کاغذی تاثیر داشته است و به رغم عصر کنونی اینترنت، شبکه اطلاعاتی جهانی و همه ابزار دیجیتال، هرگز نیاز به ارتباط نوشتاری عالی تا بدین حد زیاد نبوده است، هنوزنامه نگاری با کاغذ و قلم منقرض نشده است! و حتی در بسیاری از مناسبات و کارها نامه‌های کاغذی هنوز بدون رغیب می‌نمایند.

هیچ گاه مهارت مؤثر نوشتاری در امور تجاری، آموزشی یا دولتی تا بدین پایه مورد تقاضا قرار نداشته است. روند به سوی کوچک کردن شرکتها، جذب منابع از بیرون، منطقی ساختن امور و، به ویژه در این روزها، خود اشتغالی بدان معناست که افرادی که هرگز خود را در کار نوشتن خبره نمی‌دانشتند اکنون باید این وظیفه را نیزهمراه  با دیگر مسئولیتهای مقابل خویش به عهده بگیرند.

تاریخچه نامه نگاری در ایران

سابقه نامه نگاری در ایران به دوره ی هخامنشیان بر می‌گردد، در آن زمان واژه‌ها را با خط میخی بر روی پوست دباغی شدهی جانوران می‌نوشتند. سپس آن پوست را به دست چاپار یا پیک می‌دادند تا به مقصد برساند. در زمان ساسانیان بین راه‌های شهر‌ها در فواصل معین ایستگاه‌هایی به نام چاپارخانه ساختندکه در هر یک از آنها یک یا چند مرد سوارکار به سر می‌بردند.

در زمان صدارت امیر کبیر با اقدامات اصلاحی که انجام می‌داد در فکر ایجاد امکاناتی نیز برای انتظام و گسترش امور ارتباطات دولتی نمود و شخصی به نام شفیع خان چاپارچی باشی را مجبور کرد تشکیلات چاپار دولتی را منظم کند و در اواخر سال ۱۲۶۶ هجری قمری دستور داد که چاپارخانه‌های جدید در تمام ایالات ساخته شود.
در سال ۱۲۶۸ هجری قمری برای ارسال نامه نرخی تعیین گشت که تا بیست سال بعد نیز پابرجا ماند.

بعد از مدتی کتابچه‌ای نیز تهیه و بین ایالات توزیع شد که در آن صورت چاپارخانه‌ها و مسافت هر کدام قید شده بود لذا با گرفتن التزام از شفیع خان در اندک زمانی ارسال مراسلات و مکاتبات خصوصی مردم بین مرکز و شهرهای مهم شکل گرفته و مرتب شد و مامورینملزم به اجرای دقیق و صحیح برنامه شدند که آن را باید از نفوذ عجیب امیرکبیر در مردم و مدیریت صحیح وی دانست. از ۱۸۰۰ سال پیش که کاغذ توسط چینی‌ها ساخته شد، نامه نویسی روی کاغذ و کتاب نویسی پدید آمد و امر نامه نویسی خیلی آسان تر شد.

اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری بصورت خلاصه و مختصر تسریع در پاسخگویی و کاهش مکاتبات می‌باشد.

بیش از یک دهه است که در کشور تحلیلگران و طراحان سیستم‌های اداری سعی کرده‌اند گردش مکاتبات اداری را در سازمان‌های خود مکانیزه کنند. با توجه به انگیزه مدیریت عالی و امکانات هر سازمان این تلاش‌ها از کمترین سطح تا بالاترین سطح را هدف قرار داده است.

در این مدت هزاران نرم افزار توسط سازمان‌ها تهیه یا به صورت آماده خریداری شده و میلیاردها تومان بودجه صرف این کار شده است اما امروز تعداد سازمان‌هایی که موفق به اتوماسیون کامل مکاتبات اداری شده‌اند از انگشتان دست تجاوز نمی کند، علت چیست؟

در خصوص این سوال دلایل زیادی بیان شده است. ناقص بودن نرم افزار، خرابی شبکه، کمبود امکانات سخت افزاری و. ..، اما مطالعات گویای این واقعیت است که موارد اشاره شده شرایط لازم برای مکانیزه کردن مکاتبات اداری هستند اما شرایط کافی نیستند.

مدیریت پیاده سازی اتوماسیون از عوامل بسیار مهمی است که در سرنوشت هر پروژه تاثیر اساسی دارد و این عاملی است که به طور معمول مورد غفلت قرار می‌گیرد. در این مقاله سعی شده است موضوع پیاده سازی و عواملی که باید به هنگام پیاده سازی در نظر گرفته شود، اشاره و مورد بحث قرار گیرد. در اولویت باشند.

پیشینه پژوهش

با گسترش روزافزون ارتباطات و پیدایش شکلهای مختلف جریانات ارتباطی، شبکه‌های ارتباطی در تمامی امور زندگی افراد سایه افکنده است و تجارت هم که در اقصی نقاط جهان به شیوه‌های مختلف (تولید کالا یا خدمات) دیده می‌شود از این قضیه مستثنی نیست.

با پیشرفته و پیچیده تر شدن ارتباطات تجاری، سازمانها برای از دست ندادن یکی از منابع ورودی (اطلاعات) لاجرم دست به ایجاد سیستم‌هایی در درون خود زدند تا بتوانند از اطلاعات موجود در اطراف خود استفاده بهینه کنند و با پردازش مناسب این اطلاعات را به مشتریان و درجهت جلب رضایت آنان، عرضه کنند.

درواقع محیط پررقابت کسب و کار و دگرگونیهای این محیط در دهه ۱۹۹۰ (جهانی شدن اقتصاد و تبدیل اقتصادها و جوامع صنعتی به اقتصاد خدماتی برپایه دانش و اطلاعات) لزوم توجه به سیستم‌های اطلاعاتی را دوچنـدان کرد. به همین جهت، بحث سیستم‌های اتوماسیون اداری که نوعی از انواع سیستم‌های اطلاعاتی است روز به روز اهمیت بیشتـــری می‌یابد، چنانکه امروز سازمانهایی می‌توانند در اغلب اوقات خود را در بالاترین میزان آمادگی برای مقابله با تغییرات محیطی و داخلی ببینند که از درجه بالایی از اتوماسیون سود برده باشند.

منابع و مأخذ