مقاله عوامل موفقیت و شکست پروژه های IT در سازمان ها

تعداد صفحات: ۴۵ | قابل ویرایش

مقدمه

امروزه گسترش فعالیتهای بازرگانی، جهانی شدن و تغییرات وسیع تکنولوژیک در محیط سازمانها باعث گردیده که آنها برای حفظ بقاء و مزایای رقابتی خود از انعطاف پذیری لازم برخوردار باشند لازمه انعطاف پذیری تغییرات سریع است و تغییرات سریع بدون داشتن اطلاعات امکان پذیر نیست، در نتیجه اطلاعات که به عنوان یک منبع بسیار پر ارزش در کنار سایر عوامل موثر در هر سازمان مطرح است.

وجود سیستم های اطلاعاتی یکپارچه از ضروریات حرکت به سمت کسب و کار الکترونیک و رقابت بوده و استفاده از فن آوری اطلاعات (IT) و سیستم های اطلاعاتی (IS) برای کلید سازمانها و شرکتها ضرورتی اجتناب ناپذیر می باشد. بسیاری از سازمانها به اهمیت فن آوری اطلاعات و تاثیر آن بر سرعت و دقت گردش کارها، رضایت بیشتر مشتریان یا سیستم های پشتیبانی، تصمیم گیری مدیران و به ویژه کارآیی آن واقف شده اند و این امر باعث گردیده که به سرعت به سمت استفاده از آن روی آورند.

هر شرکت یا سازمانی شامل ۳ هسته اصلی یعنی فرایند تصمیم گیری، جریان اطلاعات و جریان مواد است، که فن آوری اطلاعات روی هر ۳ هسته فوق می تواند تاثیر بگذارد. کاربرد فناوری اطلاعات، شرکت ها را قادر می سازد امتیازات مهمی از قبیل موارد زیر کسب کنند:

۱- صرفه جویی در هزینه و بهبود بخشیدن جهت تبادل اطلاعات .

۲- اجتناب از خطاهای انسانی هنگامی که وظایف، تکراری یا بسیار پیچیده است.

۳- صرفه جویی مالی بدلیل کاهش خطاها و زمان انجام وظایف.

۴- ادغام و هماهنگی چندین وظیفه در یک وظیفه.

۵- بهبود بخشیدن کارایی و اثربخشی سازمانی.

تقسیم بندی انواع پروژه های (IT)

از مواردی که در موفقیت یا شکست پروژه های (IT) موثر است خود پروژه می باشد. پروژه ها را می توان از نظر اندازه، سطح تکنولوژی و ماهیت تقسیم بندی نمود. از نظر اندازه پروژه ها به سه دسته کوچک، متوسط و بزرگ تقسیم می شوند.

از نظر سطح تکنولوژی پروژه ها به ۴ گروه پروژه های بر اساس تکنولوژی تکامل یافته، نسبتا تکامل یافته، پیشرفته و بسیار پیشرفته تقسیم می شوند. از نظر ماهیت می توان آنها را به ۴ دسته پروژه های ساده، فازی یا مبهم، قطعی و اضطراری تقسیم کرد. بدیهی است که پروژه های کوچکتر از پروژه های بزرگتر و پروژه هایی با تکنولوژی تکامل یافته نسبت به پروژه های بسیار پیشرفته از ریسک کمتر و در نتیجه احتمال شکست پائین تری برخوردار هستند.

پروژه های ساده

این نوع پروژه ها دارای مشخصات زیر می باشد:

۱- طرح و برنامه مفصلی برای کل پروژه وجود دارد.

۲- تمام منابع لازم برای تکمیل پروژه در دسترس است.

۳- بر عملیات کاری موجود تاثیر کمی دارد.

۴- برای اجرای آن، یک راه حل واحد و واضح وجود دارد.

پروژه های ساده، معمولا به گام های طویل امکان سنجی و تحقیق که برای پروژه های پیچیده تر ضروری هستند، نیاز ندارند، ولی با این حال، باید بازنگری ها و کنترل های منظمی بر پروژه انجام گیرد تا از متمرکز ماندن پروژه بر برآورده ساختن اهداف کاری و بالاتر از همه اجرای آن اهداف اطمینان حاصل شود. در این نوع پروژه احتمال شکست کم است و از اطمینان بالا و ریسک پائینی برخوردار است.

پروژه های فازی یا مبهم

پروژه های فازی از آن دسته پروژه هایی هستند که در آنها جزئیات آنچه که بایستی اجرا شود و هم چنین نحوه انجام کار مشخص نیست، بنابراین صفت مشخصه پروژه های فازی، نیاز به اجرا و تکرار گامهای امکان سنجی و تحقیق، تا زمانی که بتوان شناخت کافی از وضعیت بدست آورد باشد. بدیهی است که این نوع پروژه دارای ریسک بالا بوده و احتمال شکست زیاد است.

محیط و دامنه شکست پروژه های (IS)

محیطی که در آن پروژه انجام می شود در بردارنده راه حل چگونگی افزایش احتمال موفقیت پروژه است.

که به سه دسته تقسیم می شود، محیطی که از پروژه پشتیبانی می کند. محیط موسسه و محیط تجارت پروژه های (IS) صرفا در نتیجه مدیریت نامناسب پروژه با شکست مواجه نمی شوند. پروژه های (IS) موفق متکی به هم راستایی و هم افزایی اجزا بسیار متفاوتی از محیطهای مذکور است که بعضی از آنها نظیر راهبرد (IT) و رفتار طرفهای ذی نفع درون سازمان مربوط به داخل سازمان بوده و بقیه عوامل خارجی است نظیر سیاستها  ß  مجموعه قوانین صنایع و رفتار تامین کنندگان. آنچه که واضح است، این است که بسیاری از عواملی که بر موفقیت پروژه تاثیر می گذارند، خارج از حوزه مدیریت پروژه قرار دارند.

هر چند تمام طرفهای ذی نفع درون پروژه دارای اهمیت هستند، ولی در نهایت مشتری است که نقش رهبری را در سرتاسر چرخه عمر پروژه ایفا می کند. در واقع مشتری به مانند یک ذی نفع خارجی است.